Reinigungsfirma gründen in Wien — Voraussetzungen, Kosten, Schritte

Wer aus der Einzel-Selbstständigkeit eine Reinigungsfirma in Wien machen will, muss etwas mehr Strukturaufbau einplanen: Rechtsform, Mitarbeitende, Preiskalkulation. Dieser Ratgeber zeigt den Weg — für kleine 2–5-Personen-Teams ebenso wie für größere Strukturen.

Rechtsform wählen

Einzelunternehmen (EU)

• Du haftest persönlich mit deinem Vermögen
• Einfache Buchhaltung (E/A-Rechnung bis 700.000 € Umsatz)
• Kein Gründungskapital
• Ideal für 1–5 Mitarbeitende, überschaubares Risiko

GmbH (Gesellschaft mit beschränkter Haftung)

• Haftung auf das Firmenvermögen beschränkt
• Mindeststammkapital: 10.000 € (seit 2024), davon 5.000 € bar einzuzahlen
• Gründungskosten: Notar, Firmenbuch, Steuerberater → ca. 1.500–3.500 €
• Pflicht zu doppelter Buchführung (oder Steuerberater)
• Ideal ab 5+ Mitarbeitenden, größere Aufträge, Büro-Kunden

OG (Offene Gesellschaft) / KG (Kommanditgesellschaft)

Für Partnerschaften zwischen 2+ Personen. Nicht so verbreitet wie EU oder GmbH.

Gewerbeanmeldung für die Firma

Das freie Gewerbe „Reinigung von Objekten aller Art" gilt auch für Firmen. Die Formalitäten:

• Bei EU: Anmeldung auf dich persönlich (siehe Gewerbeschein Reinigung)
• Bei GmbH: Gewerberechtlicher Geschäftsführer muss bestellt werden — das kann auch die Geschäftsführerin sein, aber es muss eine Meldung erfolgen
• Anmeldung bei der MBA des Firmensitzes

Mitarbeitende anmelden

Sobald du Leute einstellst:

• Dienstgeberkonto bei der ÖGK einrichten
• Anmeldung VOR Arbeitsbeginn über WEBEKU (siehe Ratgeber Putzfrau bei ÖGK anmelden)
• Kollektivvertrag: Denkmal-, Fassaden- und Gebäudereinigung. Mindestlohn für Reinigungskräfte 2026 rund 12–13 € brutto/Stunde
• Lohnverrechnung: meistens outgesourct (Steuerberater), Kosten ca. 30–60 €/Mitarbeiter/Monat
• Haftpflichtversicherung: Firmenpolicen mit Mitarbeiterdeckung
• Arbeitskleidung & Material: vom Arbeitgeber zu stellen (oder als Sachbezug abzuführen)

Preise kalkulieren

Im Unterschied zum Einzelbetrieb musst du jetzt Lohnnebenkosten, Overhead und Gewinn einrechnen. Faustregel für den Stundensatz, den du verrechnen musst:

• Bruttolohn Mitarbeiterin: z. B. 13 €/Std
• + Lohnnebenkosten (rund 30 %): 4 €
• + Material, Fahrt, Overhead (25 %): 4 €
• + Gewinn/Unternehmerlohn (20 %): 4 €
• Mindest-Verrechnungssatz: 25 €/Std (+ ggf. USt)

Firmen verrechnen in Wien daher typisch 28–45 €/Std — je nach Segment und Größenvorteil.

Buchhaltung & Finanzamt

• EU mit < 700.000 € Umsatz: Einnahmen-Ausgaben-Rechnung
• GmbH oder > 700.000 € Umsatz: doppelte Buchführung
• Umsatzsteuer: Normalfall 20 %, Kleinunternehmerregelung bis 55.000 € Umsatz
• Körperschaftsteuer (KöSt) bei GmbH: 23 % (Stand 2026)
• Lohnverrechnung: meistens monatlich, Jahresmeldungen

Kundenakquise für Firmen

Im B2B-Geschäft (Büros, Praxen, kleinere Hotels) funktioniert andere Akquise als im Privatsegment:

• Direktakquise: Hausverwaltungen, Ärztekammer, WKO-Netzwerke
• Referenzen: erste 3 Aufträge sauber dokumentieren — mit Foto-Vorher/Nachher + Kundenstimme
• Angebote: persönliches Vor-Ort-Gespräch für individuelle Offerte
• Plattform für Privatsegment: Firmenpaket auf hausfeen.at — zentrale Team-Verwaltung, gemeinsame Bewertungen, Stripe-Payout auf Firmenkonto

Typische Roadmap

1. Monat 1–2: Rechtsform entscheiden, Gewerbe anmelden, Steuerberater suchen
2. Monat 2–3: Erste Mitarbeiterin einstellen, Lohnverrechnung aufsetzen, Fahrzeug/Ausstattung
3. Monat 3–6: Erste Aufträge, Prozesse standardisieren (Ablaufblätter, Checklisten)
4. Monat 6–12: Team auf 3–5 Mitarbeitende aufbauen, Preise verfeinern, Referenzen sammeln
5. Jahr 2: Stabiler Stamm von B2B-Kunden, ggf. Fuhrpark, eigene Materialversorgung

Typische Stolperfallen

• Unterschätzen der Lohnnebenkosten: immer rund 30 % auf Bruttolohn aufschlagen
• Kundenausfälle: Reserven für mindestens 2 Monate Miete + Löhne anlegen
• Qualitätsprobleme mit Teamwachstum: standardisierte Checklisten und Stichproben einführen
• Mitarbeiterfluktuation: faire Löhne über KV, klare Einsatzpläne, Prämien für Stammkunden-Zufriedenheit
• Schwarz-Angebote von Konkurrenz: nicht mitmachen — das ruiniert den Markt und dich